Entité : Direction Générale
Supérieur hiérarchique : Directeur Général
Le ou la titulaire de ce poste a pour mission d’assurer la fluidité des informations entre son entité et les fonctions support groupe.
Responsabilités opérationnelles
1. Assurer l’administration de toutes les directions
- Organiser l’agenda, les réunions et évènements de son entité
- Réceptionner et transférer des appels téléphoniques
- Classer et archiver l’ensemble des documents de son entité
- Coordonner l’entretien des locaux
- Faire l’interface entre les interlocuteurs externes et internes
- Gérer le parc auto (programmation des entretiens véhicules, planification des courses)
- Gérer la caisse (demande d’approvisionnement après validation de la hiérarchie, décaissement et rapport de caisse)
2. Participer aux travaux des fonctions supports du groupe
Au titre du capital humain
- Gérer les mouvements du personnel (missions, absences, congés)
- Diffuser les notes de communications internes reçues du capital humain
- Transmettre les éléments variables de la paie (heures supplémentaire et congés)
Au titre des achats
- Réaliser les achats des pauses café et produits d’entretien
- Recenser et transmettre les demandes d’achat
- Réceptionner et valider la conformité des achats effectués
Au titre des Finances
- Réceptionner et vérifier la validité des factures
- Archiver une copie de la facture et transmettre à la direction finance groupe
- Réaliser et suivre les paiements et dettes de son entité
- Emettre des factures
- Relancer les factures impayées
